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Serviços de contabilidade: entenda como escolher um bom escritório

Serviços de contabilidade: entenda como escolher um bom escritório

Por:
Filipe Horta
Tempo de leitura:
9 minutos
Categoria:
Regularização e Contabilidade

Você pode até pensar que os serviços de contabilidade são todos iguais, mas esse é um erro fundamental cometido pelas empresas. Procurar um escritório especializado é a melhor maneira de efetivar uma gestão eficiente e evitar imprevistos e o pagamento excessivo de impostos.

Nesse momento, é preciso saber que o escritório contábil é o responsável por acompanhar as questões burocráticas, realizar cálculos e cumprir as obrigações trabalhistas. Para um médico autônomo ou uma pessoa jurídica, é a oportunidade de regularizar suas atividades, aumentar seus rendimentos e eliminar a burocracia dos processos.

Como alcançar todos esses benefícios? A resposta passa pela análise de alguns critérios essenciais para a escolha de um serviço contábil. A seguir, listamos os principais. 

1. Confirme a situação cadastral do escritório

Confirmar que o escritório de contabilidade está regular em todos os órgãos específicos é uma forma de ter segurança antes de fechar o contrato. Para isso, primeiro avalie o CNPJ, ou seja, o número de comprovação do registro da empresa na Receita Federal.

Com uma pesquisa simples pelo nome do escritório, você encontra o CNPJ na internet. Ali estão descritas as principais informações do negócio, como razão social, atividade, nome fantasia, endereço, situação cadastral e data de constituição.

Observe ainda o alvará de localização e funcionamento. Esses documentos são expedidos pela Prefeitura do município. Por isso, verifique esses aspectos e confira os dados da empresa e sua autorização perante a entidade pública.

Ainda existe o Certificado de Regularidade do Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Esse comprovante atesta que o escritório funciona de maneira legal perante o órgão profissional. Sem essa autorização, o serviço de contabilidade nem poderia estar em operação.

Apesar de não ser obrigatório, vale a pena consultar uma possível filiação do escritório ao Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis (Sescon) do estado.

2. Analise o sistema de comunicação oferecido

Uma boa comunicação é imprescindível na relação entre você e seu consultório ao escritório de contabilidade. Sem isso, é impossível solucionar questões de maneira rápida e instantânea. Portanto, antes de firmar a parceria, verifique quais canais são utilizados para essa finalidade.

Verifique se existem telefones ativos, site, e-mail ou outro meio de comunicação, como WhatsApp e chat em tempo real. Veja ainda qual é o tempo de resposta aos questionamentos. Nesses casos, um serviço de contabilidade online tende a ser melhor, porque conta com várias ferramentas de comunicação.

3. Confira os modelos de relatórios enviados

Um serviço contábil deve gerar relatórios para subsidiar as tomadas de decisão. Para isso, eles precisam ser adequados às suas necessidades e de fácil compreensão. Veja de que forma eles são disponibilizados pelo escritório e se servirão para o seu dia a dia.

Entre os principais, podemos citar: controle de faturamento, balanços, balancete de verificação e fluxo de caixa. Lembre-se de que, além desses, é preciso ter documentos com dados sobre cobrança de impostos e folha de pagamento dos colaboradores.

Conforme os relatórios forem entregues, tire um tempo para verificar os dados. Verifique se as informações estão condizentes, se há divergências ou faltas. Nesse caso, converse com o responsável pelo serviço para fazer as adequações necessárias.

Como você é da área médica e, provavelmente, sabe pouco sobre contabilidade, apenas compare os valores inseridos. Essa análise simples ajudará a ter uma ideia se o serviço realizado foi apropriado.

Veja ainda se esses arquivos serão entregues de forma mensal. O ideal é que esse seja o limite mínimo de tempo para garantir um acompanhamento seguro sobre o andamento do negócio.

4. Veja quais atividades estão incluídas no serviço de contabilidade

Sendo médico, é possível que você desconheça quais serviços devem estar incluídos no trabalho de um escritório contábil. Mais que receber e enviar documentos e informações ou emitir guias de pagamento de tributos, há uma série de atividades relevantes que precisam ser analisadas.

É importante que o escritório de contabilidade trabalhe também com escrituração de registros contábeis, emissão de livros (como o livro-caixa), elaboração de declarações, acompanhamento de enquadramento — para pagar menos impostos — e mais.

Lembre-se de que o contador tem um papel estratégico e pode ajudar seu consultório a crescer. Como? Por meio da interpretação das informações relevantes que serão entregues por você. Desse modo, há mais possibilidade de tomar decisões adequadas.

Com serviços complementares, você ainda tem chance de fechar outras parcerias que ajudarão seu consultório ou clínica a crescer. Alguns exemplos são a oferta de seguros e proteção específicos para profissionais da saúde — como o de responsabilidade civil — e o faturamento de convênios médicos, que cuida de gestão de glosa e de contratos.

5. Confira se os serviços apresentados são específicos para médicos

Contar com um serviço contábil para médicos ajudará a equilibrar sua vida financeira. O conhecimento especializado contribui para a redução da burocracia e aumento dos ganhos, além de dividir o serviço entre pessoa física e jurídica.

No primeiro caso, você contrata a contabilidade como autônomo e recebe um atendimento direcionado. Se você for uma pessoa jurídica — ou seja, já tiver uma clínica estabelecida —, o trabalho tem outro viés. De toda forma, entre os serviços disponibilizados estão:

  • abertura e regularização de empresas médicas;
  • cadastros e gestão de fontes pagadoras e convênios;
  • emissão de notas fiscais e controle de tributos;
  • monitoramento de obrigações da Receita Federal e outros órgãos;
  • gerenciamento de colaboradores;
  • seguros;
  • atualização de Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde (CNES).

O recomendado é que todos esses serviços estejam disponíveis em uma plataforma financeira online. Com ela, você insere os dados e faz o gerenciamento em tempo real. Assim, você tem acesso a várias informações, que vão de emissão de nota fiscal e recibos online até a organização de arquivos, acompanhamento de alíquotas, controle de despesas e documentos, e simulação de declarações.

Agora você já sabe o que precisa fazer para escolher o seu serviço de contabilidade, certo? Siga as dicas repassadas e encontre o serviço certo para você. A vantagem é ter tudo online, a partir de qualquer dispositivo com internet. Desse modo, a gestão se torna mais eficiente e seu trabalho é estratégico e voltado para seus pacientes.

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